Verklaring Raad van Toezicht inzake signaalonderzoek

VERKLARING RAAD VAN TOEZICHT LIKEMINDS INZAKE SIGNAALONDERZOEK

Aanleiding
Na signalen over sociale onveiligheid binnen Likeminds is door de Raad van Toezicht een onderzoek ingesteld, uitgevoerd door onderzoeksbureau Bezemer & Schubad, waarvan het onderzoeksrapport in mei 2023 verscheen. De aanbevelingen van dit rapport werden door de RvT overgenomen (zie statement op onze website). Helaas is het de RvT en directie niet gelukt om vertrouwen te winnen van (oud)medewerkers en -makers dat adequate en spoedige maatregelen zouden worden genomen om de sociale veiligheid te waarborgen. Op 7 september 2023 verscheen in NRC een artikel met zeer kritische geluiden met betrekking tot het gedrag van de algemeen directeur, de governance en financiën. In ons statement van 1 november 2023, dat op de website is te vinden, zijn de financiële aantijgingen weerlegd.

Instelling signaalonderzoek
Naar aanleiding van het NRC artikel heeft de RvT besloten de algemeen directeur op nonactief te stellen en besloot de RvT-voorzitter te vertrekken. De RvT had behoefte aan meer informatie omtrent de sociale veiligheid en vroeg de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten (SSVP) een signaalonderzoek uit te voeren. Er is een onafhankelijke commissie samengesteld bestaande uit drie deskundigen met ruime kennis en ervaring op (arbeids)rechtelijk en psychologische gebied. Het onderzoek bestrijkt de hele periode vanaf oprichting van Likeminds tot op heden. Er werd breed opgeroepen om signalen, positief en negatief, vertrouwelijk -en anoniem voor de RvT- met de commissie te delen. Aan deze oproep hebben 29 (oud)medewerkers, (oud)makers en stakeholders gehoor gegeven. De algemeen directeur is niet ingegaan op de uitnodiging met de commissie te spreken. Dit betekent dat het rapport zonder zijn inbreng en weerwoord tot stand is gekomen.

De RvT heeft er in verband met de vertrouwelijkheid voor gekozen om alleen de twee directieleden recht op inzage in het rapport te geven. De algemeen directeur, die nog op non-actief is gesteld, heeft daar tot op heden geen gebruik van gemaakt. De zakelijk directeur heeft het rapport ingezien.

Op 22 mei jongstleden heeft de RvT het onderzoeksrapport met de commissie uitvoerig besproken.

Bevindingen en conclusies signaalonderzoek
De commissie heeft van veel melders vergelijkbare en consistente ervaringen opgetekend met betrekking tot de sociale veiligheid. Daarom stelt de commissie in haar conclusie dat in redelijkheid kan worden vastgesteld dat sprake is van een breed gedragen patroon van wat zich binnen Likeminds heeft afgespeeld. Het is aannemelijk is dat er sprake was van grensoverschrijdend gedrag. Dit gedrag had te maken met de machtspositie van de algemeen directeur.

De machtspositie is hierbij essentieel, zo stelt de commissie. Zonder deze zou de persoon tot wie het grensoverschrijdend gedrag zicht richt, zich kunnen verdedigen en van zich af kunnen bijten, uitzonderingen daargelaten. Door de afhankelijkheidsrelatie is die ruimte er niet.

De commissie geeft aan dat stakeholders in de sector en andere personen met een (formeel of informeel) hiërarchische rol binnen de organisatie wel algemeen bewustzijn hadden over het grensoverschrijdend gedrag, maar dat dit onvoldoende leidde tot (pro)actief handelen.

De geïnterviewden ervaren de RvT als onbekend en onzichtbaar. Daarnaast was een zeker wantrouwen over de (informele) relatie tussen algemeen directeur en bestuur / nadien RvT (te weinig afstand).

Het belang van de algemeen directeur voor de sector en de ontwikkeling van Likeminds wordt breed erkend. Meerdere deelnemers, ook die met negatieve ervaringen, spreken zich positief uit over Likeminds en de rol die de algemeen directeur hierin heeft gespeeld.

Op geen enkel moment, ook niet tijdens of na het signaalonderzoek, zijn strafbare feiten naar voren gekomen.

De aanbevelingen van de onderzoekscommissie zijn in zijn geheel als bijlage bij dit statement opgenomen.

Vervolgstappen
De RvT is zich ervan bewust dat er een cultuur in de organisatie is geslopen waarin grensoverschrijdend gedrag kon ontstaan en blijven bestaan. Met behulp van de input van de deelnemers heeft de commissie aanbevelingen op kunnen stellen die ons helpen een veilige werkomgeving te waarborgen. De RvT volgt de aanbevelingen van het rapport van de commissie SSVP integraal op. Onder aanvoering van de zakelijk directeur en nieuwe RvTvoorzitter worden de aanbevelingen vertaald in concrete maatregelen.

De RvT had graag gezien dat duidelijkheid gegeven had kunnen worden over de positie van de algemeen directeur. Helaas is de algemeen directeur in verband met persoonlijke omstandigheden momenteel niet in staat een gesprek met de RvT aan te gaan. De RvT hoopt dat dit zo snel mogelijk verandert zodat we het rapport met de algemeen directeur kunnen bespreken.

De zakelijk directeur en de RvT gaan met het team (medewerkers en vaste makers) in gesprek over de aanbevelingen en de (aanvullende) maatregelen die genomen kunnen worden om de sociale veiligheid beter te waarborgen. Hiervoor zijn teamsessies gepland. In overleg met vaste makers en medewerkers wordt ook besproken welke nazorg geboden kan worden aan diegene die daar behoefte aan hebben.

Uiteraard is er sinds het uitkomen van het rapport van Bezemer & Schubad al veel aandacht besteed aan de verbetering van de sociale veiligheid. Zo zijn er twee extra externe vertrouwenspersonen aangesteld, naast de externe vertrouwenspersoon die er al was, en is een tweekoppige directie ingevoerd. Daarnaast voeren we in het najaar een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in waarmee medewerkers direct inspraak krijgen.

Likeminds werkt met een grote groep jongvolwassenen en autodidacten die minder ervaring hebben dan wel een duidelijk referentiekader missen. Likeminds werkt bovendien met een groep makers die vaak buiten de gebaande paden, meerderheidsgroepen of het establishment vallen. Dat maakt hun positie extra kwetsbaar in het algemeen en verkleint hun mogelijkheden elders. Dit maakt de afhankelijkheid voor deze makers van Likeminds relatief groot. En daarmee de machtspositie van Likeminds. Het is de taak van Likeminds om zich hier heel nadrukkelijk bewust van te zijn en extra aandacht te besteden aan sociale veiligheid. Daarom worden onder andere de ontwikkeltrajecten van makers zorgvuldiger gestructureerd met onder meer tussentijdse evaluaties. Na de zomer wordt gestart met het opzetten van een Programmaraad om makers meer bij de organisatie te betrekken.

Wat betreft de governance is inmiddels een aantal acties genomen:
– Sinds februari jongstleden is Esther Kwaks aangetreden als nieuwe voorzitter.
– De RvT is in gesprek met twee nieuwe leden voor de RvT die in de komende maanden zullen toetreden. Deze zullen op korte termijn worden geïntroduceerd.
– De statuten zijn aangepast. In de statuten is meer aandacht voor het borgen van de onafhankelijke relatie tussen de RvT en de directie en is vastgelegd dat de directie uit minimaal twee personen bestaat
– Bij de RvT-vergaderingen wordt het onderwerp sociale veiligheid als vast agendapunt geagendeerd.
De RvT zal haar zichtbaarheid verder vergroten. Zo zal de RvT een aantal keer per jaar de teamvergadering bijwonen en is zij vertegenwoordigd bij belangrijke momenten zoals premières en bijeenkomsten over sociale veiligheid.

Tot slot:
De RvT trekt het zich zeer aan dat niet iedereen zich in het verleden veilig heeft gevoeld bij Likeminds. De RvT moet erop toezien dat de kans op onveilig gedrag minimaal is en dat er adequaat wordt gereageerd wanneer mensen zich niet comfortabel voelen. Het vergt moed om kritiek te uiten op het gedrag van anderen, zeker wanneer die ander je leidinggevende is. Daarom is het van groot belang dat de drempel om te melden zo laag mogelijk is en de reactie op meldingen bevredigend en duidelijk. Het realiseren van een sociaal veilige werkcultuur binnen de organisatie vraagt een inspanning van iedereen. Bij het formuleren en implementeren van maatregelen ter verbetering van de sociale veiligheid zullen we dan ook medewerkers en makers nadrukkelijk betrekken. Bovendien blijft de RvT de voortgang van dit proces volgen en evalueren.

Wij waarderen het dat de deelnemers aan het onderzoek de tijd en de moeite hebben genomen met de commissie te spreken. De input die zij de commissie hebben gegeven, geeft de RvT inzicht in de ervaren cultuur binnen Likeminds. Wij prijzen in het bijzonder de moed van deelnemers dat zij hun soms pijnlijke herinneringen hebben gedeeld.

Het geeft ons veel vertrouwen dat medewerkers en makers, ondanks dat Likeminds in zeer negatieve zin in de publiciteit is gekomen, in de afgelopen periode geweldige voorstellingen hebben gebracht (en gaan brengen), een ambitieus meerjarenbeleidsplan hebben afgeleverd en zich met veel energie en ambitie hebben ingezet voor Likeminds.

Amsterdam, 25 juni 2024

BIJLAGE: AANBEVELINGEN ONDERZOEKSCOMMISSIE SSVP

Op basis van haar constateringen en conclusies heeft de onderzoekscommissie hieronder haar aanbevelingen geformuleerd ten aanzien van het vervolg op dit onderzoek, in de zin van verbetering in het kader van sociale veiligheid:

– Een kritische beschouwing ten aanzien van de directie qua huidige en toekomstige samenstelling, in combinatie met de verdeling van taken en rollen en de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Het (verder) professionaliseren van diverse managementvaardigheden bij de directie. In ieder geval moet worden voorkomen dat de macht vooral bij één persoon komt te liggen. Vooral de P&O-functie vraagt om aandacht/versterking. Leidinggevenden op alle niveaus dienen het goede voorbeeld te geven (en zich daar van bewust zijn), door zich respectvol te gedragen en sociale veiligheid actief te bevorderen.

– Ook zal aandacht besteed moeten worden aan medewerkers en makers, in de zin van gesprekken en coaching, als daaraan behoefte bestaat, ook in het kader van hetgeen zij hebben ervaren (heling). Een kritische beschouwing over de rol en invulling van de RvT, het verbeteren van haar zichtbaarheid binnen de organisatie voor medewerkers en makers en het vormgeven en borgen van een kritisch geluid ten opzichte van de directie. Het invullen van een passende vorm van medewerkers- en makers- vertegenwoordiging, die in aanvulling op de directie een rol kan spelen in het informeren van de RvT over (belangrijke) kwesties die binnen de organisatie spelen.

– Het zoveel mogelijk actualiseren van de protocollen rondom sociale veiligheid en daarover communiceren met medewerkers en makers, ongeacht hun arbeidsrechtelijke positie binnen de organisatie. Het maken van protocollen en het doen van trainingen, workshops zijn goede middelen om een basis te leggen voor een sociaal veilige werkomgeving. Wel is het belangrijk om te beseffen dat het niet meer is dan een basis, waaraan in de praktijk uitvoering moet worden gegeven. Hierbij is het goed er rekening mee te houden dat in situaties van stress de kans groot is dat wordt teruggevallen in het ongewenste ‘oude’ gedrag. Tips om hier mee om te gaan, zijn:

       o Maak als RvT duidelijke afspraken met de medewerkers- en makers- vertegenwoordiging over hoe door de RvT de sociale veiligheid binnen de organisatie gemonitord wordt en welke mogelijkheden er zijn om in te grijpen als er sprake is van ervaren sociale onveiligheid. Daarbij wordt de rol van de vertrouwenspersoon weliswaar onderkend, maar deze kan niet de hoofdwaarborg zijn voor de sociale veiligheid.
       o Drukte en stress maken het moeilijk om tijd en energie te hebben om nieuw gedrag te leren. De vraag is of het wel reëel is hetzelfde volle programma te draaien dat de organisatie gewoonlijk doet. En dat dit bijdroeg aan de sociale onveiligheid.
       o Gebruik het werkoverleg om zorg voor elkaar te hebben, naast het bespreken van zakelijke punten. Als iemand aangeeft niet toe te komen aan bepaalde werkzaamheden en dit bespreekbaar maakt, dan moet daar gehoor voor zijn en er moet hulp worden geboden. Alleen al om duidelijk afstand te nemen van de oude cultuur waarin vaak de (letterlijke) boodschap was ‘dat is jouw probleem, want blijkbaar ben je niet in staat je werk te doen’.

– Het bevorderen van een open cultuur, waarbij eenieder verantwoordelijkheid heeft en voelt om elkaar aan te spreken op gedrag en open te staan voor verandering van gedrag.

– Het versterken van het teamgebeuren in algemene zin, zodat er meer verbinding ontstaat met elkaar, waardoor de sociale veiligheid wordt bevorderd.

– Het zorgen voor laagdrempeligheid om melding te kunnen doen bij situaties van sociale veiligheid binnen de organisatie, waarbij de vertrouwenspersoon een belangrijke rol dient te spelen en daartoe voldoende geequipeerd en onafhankelijk is om die rol te vervullen.

– Het periodiek evalueren van de gesteldheid en het gevoel van sociale veiligheid.

– Het is een plicht van de werkgever en een onderdeel van zijn verantwoordelijkheid om zorg te bieden en nazorg te dragen in het kader van een sociaal veilige werkvloer.